전국 47개 기관, 5,000명의 임직원 대한적십자사가 10년 된 인사 시스템의 벽을 허문 방법

그동안 인사 업무에서 가장 많이 시간을 빼앗겼던 작업은 무엇이었나요?

인사 업무는 매년 유사한 이벤트가 있기 때문에 각 기관 직원들의 승진 · 승급 · 표창 업무가 매년 반복되는 구조였어요. 근무평가가 자동으로 계산되는 업무도 있었지만 담당자가 대상이 되는 연도를 직접 세세하게 확인해야 할 때도 있었습니다. 표창 대상자를 추천할 때도 대상자의 인사사항을 확인하기 위해 인사기록 탭을 하나씩 눌러가며 확인해야 했고요. 면접심사도 마찬가지였어요. 평가지에 직접 평정하는 방법을 사용했는데 승진 심사만 해도 대상자 수가 많으면 평가위원 수에 따라 서면평정표가 그만큼 많이 필요했습니다. 근태 관리도 출퇴근, 외출 · 외근 복귀, 시간외근무 점검을 위해 담당자가 눈으로 시작, 종료시간을 확인하거나 엑셀 수식을 걸어야 했어요. 47개 기관으로 구성되다 보니, 수십 명의 담당자가 행정처리를 함에 있어 불필요한 시간이 걸리는 부분이 있었지요.

10년 넘게 써온 시스템을 고도화하기로 결정하게 된 배경이 궁금합니다.

공공기관이다 보니 담당자 한 사람의 판단만으로 시스템을 바꾸기는 어려웠고, 직접적인 계기는 Active X 제거였습니다. 정보환경 정책에 대응해야 하는 상황이었는데, 마침 2014년에 구축한 시스템을 10년 가까이 쓰면서 법령이라든지 내부 제도가 여러 차례 바뀐 상태였거든요. 그래서 이 계기를 통해 근태 · 급여 · 인사 프로그램을 한꺼번에 고도화하게 됐습니다.

여러 솔루션 중에서도 다시 한번 휴넬을 선택하게 된 결정적인 이유는요?

제안서 평가에서 고득점을 받은 결과이기도 했지만, 실무자 입장에서는 기존 HR 시스템을 구축했던 업체라는 점이 좋았습니다. 현재 시스템을 이미 잘 알고 계신 파트너였기 때문에, 새 시스템에서 무엇이 어떻게 바뀌는지 설명받는 과정이 어렵지 않았고 상호 이해도 빨랐습니다.

전국 47개 기관을 아우르는 프로젝트였는데, 진행하시면서 특히 어려웠던 부분이 있었다면요?

병원 근태가 가장 까다로웠어요. 저희가 일반사업, 혈액사업, 병원사업 이렇게 세 사업장으로 나뉘는데, 병원에서는 저희 내부 프로그램이 아니라 의료진이 쓰기 편한 별도의 근태 프로그램을 쓰고 있었거든요. 3교대 근무자, 응급실 의사 · 간호사, 임상 인력까지요. 그래서 처음엔 '병원사업장은 근태시스템 연동을 포기해야겠다'고 생각했어요. 그런데 근태를 담당하신 수석님이 병원 직원들과 미팅을 하시고 나서 가능하겠다는 긍정적인 답을 주셨고, 그 뒤로 7개 병원을 직접 방문하거나 담당자를 모셔 여러 차례 미팅을 진행했습니다. 병원사업장의 근태 프로그램을 맡고 있던 타사 직원분과도 직접 만나거나 전화로 회의하면서, 최종적으로 병원에서 사용하는 별도 프로그램에 입력된 근태 정보가 저희 근태 시스템으로 자동 반영되는 구조까지 만들 수 있었습니다.

도입 후 일상 업무에서 가장 크게 체감된 변화는 무엇인가요?

본사 담당자 입장에서는 업무 시간이 대폭 줄었다고 느껴요. 시스템 사용 측면도 그렇고 페이퍼리스 관점도 그렇고요. 10년 동안 프로그램을 쓰면서 '이렇게 바뀌면 좋겠다'고 노트에 적어뒀던 것들이 많았는데, TO-BE에 반영해달라고 요청한 부분이 거의 전부 반영됐어요. 구체적으로는 아래와 같은 변화가 있습니다.

• 면접심사 시스템 도입(페이퍼리스): 신규채용뿐 아니라 승진 심사, 책임직 선발 심사까지 온라인화. 서면평정표가 없어졌고, 점수는 자동 합산되며 전체 면접자 평정 결과를 한눈에 확인할 수 있어요.
• 전자근로계약서 도입: 계약서를 온라인으로 확인하고 전자 서명하는 방식으로 바뀌면서 근로계약서와 각종 서약서 페이퍼가 사라졌어요.
• 고충전보 신청메뉴: 이전에는 휴직자는 신청이 불가했고, 다른 직원이 대신 입력할 경우 입력한 직원의 정보가 저장되어 담당자가 하나하나 실제 고충직원을 확인해야 했어요. 지금은 고충직원이 정확히 입력되고 동일 직원이 중복으로 신청했을 때도 자동으로 체크가 돼요.
• 외출/외근 버튼: 결재 승인 후 외출 · 외근 버튼을 누르고 복귀 시 복귀 버튼을 눌러 근태를 관리해요. 예전에는 신청서만 있고 외출 · 외근 및 복귀 체크를 위한 자동시스템이 따로 없었어요.
• 시간외근무 자동 계산: 시작 · 종료 시간만 입력하면 휴게시간이 자동으로 제외되어 시간외 근무 시간이 신청서에 바로 입력돼요. 예전엔 시작 · 종료 및 휴게시간을 제외한 근무시간을 전부 수기로 기입했어요.
• 사업별 맞춤 근태기준: 저희가 일반 · 혈액 · 병원사업으로 나뉘고 통상 근로시간 외에도 변형근로, 당직근로, 교대근무가 있는데, 특히 병원 사업장은 근로시간 종류가 다양해서 자동화가 어려웠어요. 지금은 7개 병원별 수십 개의 각기 다른 근태 기준에 맞춰 휴가, 휴게시간, 시간에 따른 수당지급 등 자동으로 계산되고 근태시스템에 연동되도록 개발됐어요.
• 채용홈페이지 신규 구축: 예전엔 회사 홈페이지에서 리크루트 사이트로 연동만 됐는데, 이번에 채용홈페이지를 새로 만들었어요.
• eHR 연동 복리후생 신청메뉴: 인사교류수당, 전 · 월세 지원비 신청 등을 인사발령 날짜에 맞춰 시스템이 끌어와서 신청할 수 있게 됐어요.
• 근무성적평정 시스템 개선: 평가인원수별로 정해진 비율에 맞게 평정하고 상향조정 가능 구간이 자동으로 제한되도록 개발됐어요. 겸직인 책임직 직원들도 평정기준을 가시적으로 확인할 수 있도록 개선했고요.
• 디자인 개선: 눈의 피로감이 덜한 민트-연두 톤의 트렌디한 디자인으로 바뀌었어요.

이런 변화들에 대해 직원들이나 경영진의 반응은 어땠나요?

승진 · 채용 면접 평정이 온라인화되면서 평가위원분들이 특히 좋아하셨어요. 한 사람씩 서면 평정을 안 하셔도 됐고, 담당자도 평정결과를 더블체크할 필요가 없어졌다고요. 무엇보다 본인이 전체 직원에게 어떤 순위로 점수를 줬는지 분포를 한눈에 볼 수 있게 됐다는 걸 만족스러워하셨어요. 심사가 끝나면 전체 분포까지 확인할 수 있거든요.

고객 지원 등 서비스 전반에 대한 경험도 여쭤보고 싶습니다.

피드백이 굉장히 빠르고 바로바로 반영해 주시는 편이라서, 사실 그 부분에서는 크게 불편함을 느낀 적이 없습니다. 전체 총괄을 맡으신 김준영 상무님부터 수석님들, 선임님들, 개발자분들까지 정말 많이 고생해 주셨고, 프로젝트팀 입장만이 아니라 상대 입장에서도 많이 생각해 주셨던 게 기억에 남아요.

프로젝트가 예정된 기간 안에 높은 완성도로 마무리된 것이 남다른 케이스라고요.

인사팀 입장에서는 부담이 컸던 프로젝트였는데, 예정된 기간에 정확히 끝났다는 것만으로도 큰 의미가 있었어요. 프로젝트를 많이 해봤던 부서로부터 전해 듣기로는 정해진 기간 안에 프로젝트가 끝나는 경우는 그렇게 많지 않다고 하시더라고요. 저도 사실 2개월 정도는 지연될 거라 예상했었거든요. 그런데 딱 약속된 기간에, 그것도 완성도 높게 마무리가 되니까 주변에서 많이 놀라셨어요. 준비하는 과정은 힘들었지만, 그만큼 지금은 즐겁고 소중한 경험으로 남아 있습니다.

지금 와서 돌이켜보면, "이건 정말 잘한 선택이었다" 싶은 결정이 있다면요?

결재 시스템을 하나로 통합한 것이에요. 원래 계획은 근태나 각종 신청 결재를 e-HR 안에서 처리하는 구조였는데, 저희 내부에는 원래 쓰던 결재 시스템이 따로 있었거든요. 만약 e-HR 안에서 결재하게 된다면 결재권자들은 원래의 결재 시스템으로도 문서를 결재하고, e-HR 관련한 결재를 위해 e-HR 로그인을 또 해야 하는 상황이었어요. 그래서 기존 결재 시스템과 연동을 요청드려서 결재를 한 곳으로 일원화했어요. 5,000명의 직원들은 이 변화를 크게 느끼지 못하실 텐데, 오히려 그게 핵심이라고 생각해요. 바뀌었으면 불편함이 생겼을 텐데, 그 불편함이 없도록 만든 거니까요.

레거시 HR 시스템을 오래 사용해왔거나 대규모 구축을 앞두고 고민 중인 담당자에게 등 휴넬을 어떤 기관이나 기업에 권하고 싶으신가요?

오랫동안 HR 프로그램을 바꾸지 않으셨던 기업의 담당자분이라면, 이 프로젝트를 경험하면서 느낀 걸 그대로 전해드리고 싶어요. '이것까지 자동화가 될까' 싶었던 부분까지 실제로 자동화가 됐거든요. 생각보다 개발 가능한 범주가 넓었고, 프로젝트 팀도 개방적으로 생각해 주셔서 더 만족스럽게 개발됐다고 생각해요. 오랫동안 노후화된 프로그램을 개선하고 싶거나, 더 향상된 인사 · 근태 · 급여 프로그램을 쓰고 싶은 기업이라면 휴넬 도입을 추천하고 싶습니다.

대규모 공공기관 인사 고도화를 앞둔 담당자들에게 한 말씀 해주신다면요?

e-HR 고도화 용역을 계획하면서 전국 47개 기관의 인사 · 급여 담당자들에게 몇 차례에 걸쳐 현재 시스템에 대한 불만 사항을 받았어요. 그 덕분에 제안서에 담을 내용이 풍부했고, 개선이 꼭 필요한 사항은 표로 별도로 정리해 두어 프로젝트 팀과 공유했습니다. 나중에 그 표와 실제 결과물을 비교해볼 수 있어서 유용했어요. 이렇게 선제적으로 의견을 수렴해두면 나중에 훨씬 도움이 될 거예요.