HR 데이터를 HR 담당자가 직접 받을 수 없다는 구조가 굉장히 불편하셨을 것 같아요.
맞아요. HR 데이터를 확인하려면 항상 IT팀이 지원해 줘야 했고, 발령이나 코드 생성 같은 기본 작업도 IT 담당자를 거쳐야만 가능했습니다. 특히 법령이 개정되면 상황이 더 복잡해졌는데요. 변경 내용을 IT팀에 설명하고, 어떻게 개발할지 논의하고, 실제 반영까지 기다리는 과정이 반복됐습니다. 그렇다 보니 적시 업데이트가 어려운 구조였고 오류도 잦았고요. 무엇보다 인사 정보가 다른 부서에 노출될 수 있다는 보안 우려가 늘 발목을 잡았습니다. 연차 부여는 엑셀 작업으로, 연차 촉진 통보는 종이 인쇄 · 배부 · 회수로 하다 보니 수작업이 쌓일수록 휴먼 에러 위험도 함께 높아졌습니다.
처음 솔루션 도입을 결정하고, 최종적으로 제이드를 선택하신 결정적 이유가 무엇이었을까요?
도입을 이끈 결정적 요인은 두 가지였습니다. 첫째는 아무래도 보안인데요. 인사팀이 데이터의 주체로서 직접 통제할 수 있는 환경이 필요한 상황에서, 제이드의 검증된 보안 체계가 내부 설득의 근거가 됐습니다. 둘째는 한국 HR 환경에 맞는 시스템이었어요. 글로벌 솔루션은 복잡한 국내 근태 노동법이나 한국 특유의 복리후생 제도를 구현하기 어렵잖아요. 제이드는 한국 인사 실무에 최적화된 설정 기능으로 이 간극을 메웠습니다.
제이드 도입 후 근태 관리 관련 실무도 많이 달라지셨다고요.
가장 크게 달라진 건 월 마감 개념이 생겼다는 거예요. 예전에는 2~3개월 전 OT를 이번 달에 소급 신청하는 경우가 있으면, 급여 담당자가 그걸 계속 리뷰하고 비교해야 했거든요. 지금은 월 마감 기준으로 딱 처리되니까 훨씬 명확해졌어요. 연차 부여도 엄청나게 달라졌습니다. 전에는 엑셀 작업을 하나하나 다 해야 했는데, 지금은 클릭 한 번이면 일괄 부여가 되거든요. 연차 촉진 프로세스는 더 극적인데, 전에는 전 직원에게 프린트해서 배부하고, 다시 받아서 누가 냈나 체크하고, 그야말로 수작업이었죠.
수작업이 줄어든 것 이상으로, 업무 방식에 달라진 게 있다면요?
수작업 자체가 번거롭다는 것도 있지만, 사실 더 큰 문제는 아무리 신중하게 해도 휴먼 에러가 불가피하다는 거거든요. 그러다 보니 작업할 때 긴장도가 워낙 높아져 있어서 같은 일을 해도 피로가 더 쌓이고, 시간도 더 걸리고요. 그리고 인사팀 입장에서는 수백 명 중 한 명의 에러지만, 당사자 입장에서는 내 데이터 전체가 문제인 것처럼 느껴지잖아요. 에러가 줄어든다는 게 결국엔 직원들이 인사팀을 더 신뢰하게 되는 경험으로 이어지더라고요.
| 도입 전 (자체 시스템) | 도입 후 |
| HR 데이터 조회 시 IT팀 지원 필요 | HR 담당자가 직접 데이터 관리 · 조회 |
| 코드 생성 · 발령 처리도 IT 지원 필요 | 코드 생성 · 발령을 HR 담당자가 직접 처리 |
| 법령 개정 시 IT 설명 → 논의 → 반영 대기 | 법령 패치 자동 제공, 즉시 반영 |
| 연차 부여 · 촉진 전 과정 엑셀 · 종이 수작업 | 클릭 한 번으로 전 직원 연차 자동 부여 |
| 인사정보 보안 우려 | 2차 인증 · 보안 테스트로 인사정보 철저 보호 |
비용이나 인력 측면에서 체감되는 변화도 크겠네요.
제이드를 사용하게 되면서 시스템 일원화를 하게 되었고, 그로 인해 실질적인 비용이 약 80% 감소했어요. 그리고 HR 시스템 관리를 지원해 주는 IT 담당자가 있었는데, 그 분 업무의 절반이 사실상 HR 시스템 관련이었거든요. 회사 입장에서는 그 분이 다른 업무에 온전히 집중할 수 있게 되면서, 0.5명 분의 인력 비용도 효율화된 거죠. 그렇다고 HR 담당자의 업무 부담이 크게 늘어난 것도 아니에요. 수작업이 줄어 오히려 더 효율적으로 관리하게 되었으니까요.
오랫동안 사용한 HR 시스템을 바꾼다고 했을 때 구성원들의 반응은 어떠셨나요?
물론 처음에는 "익숙했는데 이거 왜 바꾸지?"라는 반응도 있었어요. 근데 막상 사용해 보니 더 불편해진 건 없고, 오히려 예전에 종이로 처리하던 신청서들이 시스템 안으로 들어오니까 편하다는 분들이 늘었어요. HR 링크 하나만 들어오면 인사 관련 정보나 신청서, 복리후생까지 한 번에 다 확인할 수 있으니까요. 저희 입장에서도 하드카피 보관 부담이 확실히 줄었고요. 보안 측면에서도 처음에 2차 인증을 번거로워하셨는데, 개인정보 유출 이슈가 이슈화되고 나서는 "2차 인증이 있어서 정말 다행이다"라는 말씀들을 하시더라고요.
구축 과정이나 이후 유지보수 중 기억에 남는 에피소드가 있다면요?
한 번은 작업하다가 아주 중요한 한 달 치 데이터가 통째로 날아간 적이 있었어요. 굉장히 당황스러운 상황이었는데, 제이드 담당자분이 밤새 함께 데이터 복구를 해주시더라고요. 예상치 못한 이슈가 생겼을 때, 얼마나 빠르고 성실하게 대응해 주시는지가 실감이 났달까요. 그리고 전 시스템에서 오랫동안 쌓인 데이터를 이관할 때도 정말 많이 도와주셔서 시스템에 적응하기 수월했습니다.
자체 개발 신청서도 적극적으로 잘 활용하고 계시다고요.
맞아요. 자사 특화 복리후생 신청서, 수당 신청 및 증빙 처리 등 자체 개발 신청서가 여러 개 있습니다. 복잡한 계산이 필요 없는 서류들도 사용자 정의 양식으로 시스템 안에 들어왔고요. 덕분에 서류 하드카피 보관 부담도 자연스럽게 줄었습니다.
제이드를 도입한 뒤, HR 담당자로서 가져야 할 운영 노하우가 있다면요?
매달 패치가 이루어지니까, 어떤 기능이 업데이트됐는지 꼼꼼히 살펴보는 습관이 정말 중요한 것 같아요. 패치 내역을 보면 "아, 이거 다른 고객사 요청으로 생긴 기능이겠구나" 싶은 게 있는데, 그게 저희한테도 딱 맞을 때가 있거든요. 그냥 흘러가는 대로 쓰면 기능을 절반도 못 활용하게 되는 거예요. 그리고 필요한 기능이 있으면 헬프데스크에 적극적으로 올려주는 것도 중요한 것 같아요. 실제로 제가 결재 중 첨부파일 추가 기능을 요청했더니 반영이 되었더라고요. 제이드와 함께 시스템을 만들어간다는 자세가 있는 담당자라면 정말 잘 활용할 수 있을 거라 생각합니다.
