법인은 여러 개, 회사는 하나: 다법인 인사관리에서 진짜 챙겨야 할 것들

○○산업, ○○이엔지, ○○테크. 이름만 조금씩 다른 세 법인이지만 밖에서 보면 하나의 회사입니다. 하는 사업도 같거나 이어져 있고, 대표도 같고, 직원들은 같은 본사로 출근하며, 명함이 아니면 누가 어느 법인 소속인지 본인들도 크게 의식하지 않습니다. 인사팀은 본사에 두 명. 이 두 명의 일상에는 이런 순간들이 섞여 있습니다. "김 대리, 다음 달부터 이엔지 쪽 일 맡는 걸로." 지시하는 쪽에는 부서이동이지만 서류상으로는 퇴사와 입사인 발령. "지금 우리 전체 인원이 몇 명이지? 본부별로 좀 볼까?" 법인별 명부 세 개를 열어 직급 기준을 맞추고 겸직자 중복을 걸러내야 답이 나오는 질문. 하나하나는 처리하고 넘어갈 수 있는 일입니다. 문제는 이런 일이 다법인 조직에서는 일상이라는 것, 그리고 법인이 하나씩 늘어날 때마다 이 관리가 점점 힘들어진다는 것입니다.

이런 분께 특히 권합니다.

• 법인은 2개 이상인데 인사 · 급여는 한 팀에서 전부 처리하고 있는 중견 · 중소기업 HR 담당자
• 법인간 발령 · 겸직이 수시로 있고, 전사 현황을 물을 때마다 법인별 자료를 취합해 만들고 있는 조직
• 법인별 시스템이나 엑셀로 버텨왔지만, 법인이 하나 더 늘어나는 시점을 앞두고 있는 조직

왜 중견기업일수록 이 문제가 크게 다가오는가

다법인 인사관리라고 하면 대기업 그룹사의 계열사 관리를 떠올리기 쉽지만, 실제로 이 문제에 더 크게 노출된 쪽은 중견기업입니다. 이유는 역설적입니다. 대기업은 법인 간 이동과 통합 관리가 '큰일'이라는 것을 알기 때문입니다. 전적 동의서 양식이 있고, 그룹 공통의 직급 체계와 인사 규정이 정비되어 있으며, 전담 조직이 있습니다. 반면 중견기업에서 법인은 사업하다 보니 생긴 것입니다. 거래처나 입찰 요건 때문에, 인허가나 세제 문제로, 사업 리스크를 나누느라 하나씩 늘었고, 같은 업종의 사업을 법인만 나눠 운영하는 경우도 흔합니다. 조직을 법인 단위로 운영하겠다고 설계한 적이 없으니, 법인 간 이동이나 통합 현황 관리를 위한 제도와 도구도 준비된 적이 없습니다. 경영진의 머릿속에 법인 경계는 없는데, 근로계약 · 급여 · 보험 · 조직 같은 인사관리의 단위는 전부 법인입니다. 이 어긋남을 메우는 일이 고스란히 소수의 인사 담당자에게 떨어집니다.

법인이 늘어나면 인사팀에 생기는 일들

그 어긋남에서 실제로 생기는 일들을 펼쳐 놓으면 다음과 같습니다. 조직마다 정도의 차이는 있지만, 법인이 두 개를 넘어가는 순간 대부분 순서대로 등장합니다.

여섯 가지는 서로 다른 업무처럼 보이지만, 한 꺼풀 벗기면 같은 문제입니다. 발령 처리도, 겸직자 집계도, 평가 명부 취합도, 결국 법인 단위로 쪼개져 있는 사람과 조직의 정보를 회사 전체 단위로 다시 모으는 일입니다. 경영진이 원하는 것은 언제나 '회사 전체' 그림인데 데이터는 언제나 법인 단위로 존재하고, 그 사이를 담당자의 엑셀이 메웁니다. 문제는 그 엑셀이 만들어지는 순간부터 낡기 시작한다는 점입니다. 지난주 발령과 이번 주 입사자가 반영되지 않은 '전사 현황'이 경영 회의에 올라갑니다.

정리의 핵심 세 가지

이 상태를 벗어나는 데 필요한 것은 세 가지로 정리됩니다. 셋은 별개의 과제가 아니라 서로 맞물려 있어서, 어느 하나만 해서는 효과가 절반에 그칩니다.

① 법인을 '조직의 칸막이'가 아니라 '개인의 속성'으로

대부분의 인사 시스템과 관리 대장은 법인을 최상위 단위로 놓고, 그 아래에 조직과 사람을 담습니다. 법인이 세 개면 세계가 세 개로 쪼개지는 구조입니다. 그런데 이 글에서 말하는 회사의 실체는 반대입니다. 회사와 조직과 사람이 먼저 있고, 법인은 그 사람이 어느 근로계약을 맺고 어느 법인에서 급여와 보험을 처리받는지를 정하는 꼬리표에 가깝습니다. 직급 체계도, 인사 제도도, 일하는 조직도 처음부터 회사에 하나입니다. 관리 구조가 이 실체를 따라가야 합니다. 인사 마스터는 회사에 하나로 두고, 각 구성원에게 소속 법인을 속성으로 관리하는 것입니다. 이렇게 되면 전사 인원 현황은 법인별 명부를 '취합'하는 일이 아니라 그냥 '조회'하는 일이 되고, 급여 · 보험 · 계약 · 신고처럼 반드시 법인 단위여야 하는 처리는 각자의 법인 속성을 따라 정확하게 수행됩니다.

② 조직도: 하나뿐인 조직도를 담을 수 있는가

조직도 문제도 같은 뿌리에서 나옵니다. 이 회사의 조직도는 처음부터 하나입니다. 본부 · 실 · 팀 체계로 일하고, 모든 구성원이 이 조직도 위에 있습니다. 다만 같은 팀 안에 ○○산업 소속과 ○○이엔지 소속이 나란히 앉아 있을 뿐입니다. 문제는 법인 단위로 인원을 관리하는 시스템에서는 이 당연한 그림이 표현되지 않는다는 것입니다. 팀 하나를 법인 수만큼 쪼개서 그리거나, 조직도는 PPT로 그리고 인원 명부는 법인별로 따로 관리하는 이중 살림이 시작됩니다. 필요한 것은 조직 배치와 법인 소속의 분리입니다. 구성원이 조직도의 어디에 있는지와 어느 법인 소속인지가 서로 독립적으로 관리되면, 한 팀에 세 법인 소속이 섞여 있는 현실이 그대로 시스템에 담기고, 두 법인의 일을 겸하는 겸직자도 이 구조 위에서 자연스럽게 표현됩니다. 조직 개편은 조직도에서 처리하고, 법인 변경은 속성에서 처리합니다. 둘이 분리되어 있기 때문에 각각이 단순해집니다.

③ 인사정보 연계: 발령에도 사람의 기록이 이어지는가

법인간 발령은 어떤 HR 시스템을 쓰더라도 결국 기존 법인의 퇴사 처리와 새 법인의 입사 처리로 이루어집니다. 법인이 다르면 근로계약 당사자가 바뀌므로 이것은 시스템의 한계가 아니라 법이 요구하는 절차이고, 동의서 징구나 4대보험 신고 같은 부수 업무도 회사가 정한 정책과 절차에 따라 발령 때마다 동일하게 반복 실행하면 되는 일입니다. 진짜 관건은 절차가 아니라 기록입니다. 퇴사 · 재입사를 거치면서 그 사람의 이력이 끊기느냐, 이어지느냐. 이력이 법인 단위로 끊기는 구조에서는 발령자가 새 법인에서 '올해 입사자'로 존재하게 되고, 평가 · 교육 이력과 급여 기초자료가 조각나며, 발령이 잦은 조직일수록 이런 인원이 늘어납니다. 승진 검토나 최종 퇴직 정산 때마다 담당자가 이전 법인의 기록을 수소문해 붙이는 작업이 반복되는 이유입니다. 절차는 퇴사 · 재입사를 따르더라도, 사람의 기록이 법인을 넘어 하나로 이어지는 구조인지, 이것이 다법인 시스템을 가를 때 확인해야 할 지점입니다.

JaDE의 접근: 법인별로 관리하고, 전사로 본다

JaDE(제이드)의 다법인 관리는 위의 세 가지를 하나의 시스템 안에서 지원하는 구조입니다. 급여 제도, 근로계약, 보험 처리처럼 법인 단위여야 하는 것들은 법인별로 정확히 분리해 관리하되, 법인마다 시스템을 따로 두는 것이 아니라 하나의 시스템 안에서 담당자가 법인을 전환해가며 처리합니다. 그리고 사람과 조직은 회사 단위가 기본입니다. 조직도는 회사에 하나로 관리하고 구성원의 소속 법인은 속성으로 담기 때문에, 같은 팀에 여러 법인 소속이 섞여 있는 현실이 그대로 표현되고, 전체 인원 현황과 조직 구성이 법인 경계와 무관하게 통합 조회됩니다. "전체 인원이 몇 명이지?"라는 질문에 엑셀 취합 없이 시스템 조회로 답하는 구조입니다.

법인간 발령에서는 절차와 기록이 분리되어 동작합니다. 절차는 퇴사와 재입사를 따르지만, 재입사 처리 시 이전 사번의 이력이 새 사번과 연결되고 인사 기본정보가 자동으로 연계됩니다. 발령자의 발령 · 평가 · 교육 이력과 급여 기초자료를 법인이 바뀐 뒤에도 이어서 조회할 수 있고, 담당자가 신규 입사자 등록하듯 정보를 처음부터 다시 입력하는 작업도 없습니다. 법인을 몇 번 옮긴 직원이라도 시스템 안에서는 한 사람의 연속된 기록으로 남습니다.

그리고 시스템이 대신해줄 수 없는 것이 하나 있습니다. 우리 회사의 구조를 어떻게 담을지에 대한 결정입니다. 하나의 조직도에 법인 소속을 어떻게 배치할지, 법인간 발령과 겸직을 어떤 원칙으로 처리할지, 법인별로 달리 가져갈 것과 회사 공통으로 둘 것을 어디서 나눌지는 조직이 정해야 할 몫입니다. 도입 단계에서 JIC(JaDE Implementation Consultant)가 인사 현업 경험을 바탕으로 이 정리 작업을 함께 하는 이유가 여기에 있습니다. 다음 조직 개편이나 전사 현황 보고, 그리고 다음 법인간 발령이 오기 전에, 우리 회사의 인사정보가 '회사 전체' 단위로 조회 가능한 상태인지 한 번 점검해보세요. 그 구조를 세우는 방법은 JaDE 팀과 직접 이야기해볼 수 있습니다.